外贸企业管理系统应用指南：如何判断你的公司该上系统了？

很多外贸老板都有这样的疑问：我们公司现在这个规模，需要上管理系统吗？

答案是：不是越大越需要，而是看有没有这些信号。

信号一｜客户数超过200个，Excel管理效率低下

200个客户意味着什么？每个客户的跟进记录、报价记录、订单记录，在Excel里几十个sheet来回切换。查找一个客户的信息需要翻找半天，数据越积越多、越乱越不敢动。

判断标准： 打开客户Excel，如果查找一个客户信息超过30秒，就该上系统了。

信号二｜订单流程开始频繁出错

询盘漏回、报价发错、采购数量搞混、出运单据遗漏……这些问题往往不是员工不细心，而是流程缺乏系统支撑。人脑记忆流程，10个订单还能应付，50个就开始出错。

判断标准： 如果每月因流程出错导致的损失超过5000元，就该上系统了。

信号三｜团队超过5人，协作高度依赖微信群

5人以下靠微信群尚可运转，人数一多信息就被淹没了。业务员发的报价无人跟进，采购不清楚该采购什么，老板询问进度需要等待半天。微信群管理业务最大的问题是：信息不可追溯、不可统计、不可分析。

判断标准： 如果业务沟通的30%以上在微信群里完成，就该上系统了。

信号四｜管理层无法获取实时业务数据

询问业务员"本月新增多少订单"，回答是"等我整理一下"；询问"回款情况如何"，回答是"我得查一下"。这说明业务数据是分散的、滞后的。管理层看不到数据，决策只能凭感觉。

判断标准： 如果需要超过1天才能获取任何业务数据，就该上系统了。