试用

邮箱被盗?经济损失?

外贸业务员在工作时,从开发信到询盘、打样、谈判、付款方式、客诉、赔偿、跟进等几乎每一个环节都会使用到邮件。邮件在外贸工作中的作用不容小觑。

 

如果邮箱密码被恶意盗取了?可能不只是资料泄露那么简单,骗子很有可能借此机会要求客户打款,造成经济损失。小编的售后同事,有接到过客户反馈,“我们邮箱有问题,客户没有打款到我们账户,你们帮我查一下原因”邮箱有问题?到底有什么问题呢?

01
 
邮件发送原理

 

首先我们先了解一下邮件发送原理,使用睿贝软件后,并不是由睿贝软件直接发送邮件给客户,睿贝软件通过SMTP&POP协议,同步邮箱服务器中的邮件,邮件最终是由邮箱服务器收发。我们不发送邮件,我们只是邮件的搬运工。

 

(未使用第三方软件)

 

(使用第三方软件之后)

02
 
如何防止邮箱被盗

 

邮件问题造成的经济损失,大概率是邮箱被盗,如何防止邮箱被盗呢?

 

一.申请邮箱

在申请邮箱时建议选择付费的企业邮箱,相比免费邮箱安全很多。付费邮箱通常有防病毒和杀病毒的功能,而且这类功能也会不断更新,被盗的几率会下降。

 

二.密码设置

密码不要设置成自己的出生年月或生日等,注意定期更换密码,收到异常登陆的消息要及时修改密码。

 

三.清理电脑

注意清理电脑,如果电脑里的东西太杂太多也是很容易中病毒的,不要在工作用的电脑上乱看一些垃圾消息和视频等,不小心点到了,也要清理一下缓存和记录等,定期用杀毒软件对电脑进行杀毒清理。

 

四.接收邮件

收到邮件别着急着点开,先看一下邮件地址有没有什么异常,如果邮件中存在网址,一定不要立马点开,除非这个网址是你熟悉的客户的官网等,不确定的网址先向客户问清楚,或者让客户直接发图或者pdf文件。

 

五.通知客户

提前告知客户,只通过这一个邮箱联系,其他邮箱都不是本人,改账号要提前出一份正式的文件通知,并电话确认。让客户提前防范,如果有重要事情,如要求付款等,先邮件通知再电话确认,收到电话确认前请不要付款。另外收款账号不要直接发给客户,做一份加密的pdf文档发给客户,密码通过电话的方式告知对方。

03
 
邮件睿贝使用小建议

 

 

一.邮件跟踪

发送重要邮件时,建议开启邮件跟踪功能,客户查看邮件之后,系统会自动提醒发送的邮件被阅读,在已发送也可以查看阅读明细。比如沟通货款的问题的邮件,客户查看之后,可以再电话确认一下,避免出现不必要的问题。

 

(已发送邮件阅读明细)

 

二.登录日志

睿贝软件登录日志,可以查看软件登录用户,地址,类型以及时间。

 

(登录日志)

 

不同IP登录时,系统会自动提醒,登录IP发生变化。

(登录IP变化提醒)

 

邮件是外贸人日常工作往来的必需品,保护好自己的邮箱,留心日常的小细节,莫让细节造成经济损失。