客户提出拜访,如何接待客户

客户来访对于外贸公司来讲是经常会遇到的,那么对于业务员来说,在客户来访前我们需要做哪些工作?

1、 客户来访前的准备

在客户来访之前,我们需要和客户确定时间、行程等信息,例如确定客户是否需要参观工厂,如果需要参观,就要安排相应的人员进行接待;那么最重要的就是要搞清楚客户此行的主要目的,那么我们就可以针对性的去准备工作;另外对于一些有特殊习俗的国家地区,我们要确定对方是否有些特别的要求,特别是中东地区的客户。

当然如果遇到客户提出要拜访,我们首先要做的是去调查一下客户的背景,我们会经常听到某某遇到了个来访骗子,如果没有事先进行调查,那就会出现被骗的风险。

如果说客户背景没有问题,那么我们就需要提供邀请函;对于邀请函一般分为两种,一种是公司要求函,顾名思义以公司的名义去邀请;而另一些是政府邀请函,对于一些特殊的国家就需要政府邀请函,对于办理政府邀请函就需要提供相关的一些资料,包括客户护照、担保函、公司邀请函、日程安排、客户来访申请、公司执照等信息。

客户确定来访后,我们就要确定来访人数、航班时间、酒店安排、用车情况,在来访前一天,再次向客户进行确认,确保我们在接客户时不会出错,我们一定要提前到飞机场,不要让客户等,接到客户后,在路上可以和客户聊一下轻松的问题,比方当地的景点特色等。

如果说客户要参观工厂,那么我们一定要和工厂做好沟通,做好工厂的环境卫生;

上述都确定好之后,我们就要开始准备相关的资料:

1、 产品资料:产品资料信息越完整越好,帮助可以深入了解公司的产品。

2、 报价单:一份详细的报价单,可以让客户直接拿走。

3、 讲解PPT等稿件

那么会谈中需要准备些什么物品?产品的图片或样品是必须的,接着就是水、纸笔等,另外可以准备一些有特色的小礼品,客户一般都会喜欢。

下面我来说一下就餐,对于客户的饮食习惯我们也需要提前了解,不同国家的客户有不同的禁忌,这个非常重要的。

2、 在会谈中需要注意什么

怎么样才能尽快的让客户下单?当客户到达公司后,我们需要热情积极的引导客户进入会议室,客户坐下后就先要自我介绍,一般按照职务依次向客户介绍,介绍好了之后,就开始向客户介绍讲解公司产品,在讲解的过程中我们也要聆听客户所提出的问题,并做详细解答;而在会谈中,会谈纪要也是非常重要,最好是在会谈结束后,记录员就可以整理出一份会议纪要给予客户,有助于客户对我们进一步了解。

以上就是客户来访时我们所需要做的一些事情,可能还有很多小细节在本文中没有提及,但上述几点是接待过程中最为重要的。